Home>bcs

Tag: bcs

Geüpdatet op /

DM Office Add-in probleemoplossing

Op deze pagina documenteren we enkele bekende problemen met de BCS Dossier Manager Office Add-in (invoegtoepassing), inclusief eventuele oplossingen.

Controleren of de invoegtoepassing (automatisch) is geïnstalleerd

In sommige omgevingen wordt er gebruik gemaakt van bijvoorbeeld Microsoft Intune voor het automatisch installeren van software op apparaten. In dit geval zou de DM Office Add-in automatisch geïnstalleerd moeten zijn, u kunt dit controleren via de volgende manier:

  1. Klik met de rechtermuisknop op de Startknop .
  2. Klik op Geïnstalleerde apps .
  3. Zoek naar Add-in, nu zou MediSoft DM Office Add-in zichtbaar moeten komen:
    Zo niet, volg dan het volgende stappenplan om deze te installeren:
Installeren DM Office Add-in

Controleren of de invoegtoepassing is ingeschakeld

Soms gaat er iets fout waardoor Microsoft Word de DM Office Add-in uitschakeld. U kunt dit controleren via het volgende stappenplan, en deze vervolgens weer inschakelen:

  1. Open Microsoft Word en klik links onderin op Opties / .
  2. Klik op Invoegtoepassingen .
  3. Kijk of MediSoft Dossier Manager Office AddIn onder Actieve invoegtoepassingen voor toepassingen of Uitgeschakelde invoegtoepassingen voor toepassingen staat (mogelijk moet u naar beneden scrollen). Indien deze is uitgeschakeld, klik dan op Start… .
  4. Zet het vinkje voor MediSoft Dossier Manager Office AddIn aan, en klik op OK.
  5. Start nu Microsoft Word opnieuw op, het bewerken van documenten zou weer moeten werken.

Mocht het bewerken van documenten nog niet werken, volg dan de stappen opnieuw en controleer of de DM Office Add-in ingeschakeld blijft. Schakelt deze gelijk weer uit? Neem dan contact met uw IT Helpdesk op.

Vragen?

Neem dan contact met ons op.

Geüpdatet op /

Installeren DM Office Add-in

Via dit stappenplan kunt u de DM Office Add-in (de Microsoft Word invoegtoepassing voor het bewerken van documenten in BCS Dossier Manager) installeren.

  1. Ga naar het Dossier Manager Webportaal van uw bedrijf of arbodienst, en log daar in.
  2. Klik rechtsboven op uw naam .
  3. Klik op Mijn Instellingen .
  4. Klik op de keuzelijst (deze staat standaard op Algemeen), en klik op Documenten .
  5. Zorg dat de vinkjes beide aan staan, zo niet doe dit dan en klik op Opslaan.
  6. Klik op De DM Office Add-in downloaden
  7. Indien u Microsoft Edge gebruikt (wij raden dit aan), dan krijgt u het volgende te zien:
    Klik op MediSoftWordAddIn.exe wanneer deze klaar is met downloaden.
  8. Wanneer u een ondersteunde Microsoft Office versie hebt geinstalleerd, krijgt u het volgende te zien:
    Klik op Add-in Installeren.
  9. Klik op Ja (als deze vraagt om inloggegevens heeft u geen rechten om applicaties te installeren, neem dan contact op met uw IT Helpdesk).
  10. Klik twee keer op Next .
  11. Klik op Install .
  12. Klik op Close .
  13. Start nu uw apparaat opnieuw op, hierna zou de DM Office Add-in moeten werken.

Vragen?

Neem dan contact met ons op.

Geüpdatet op /

Initiële aanlevering van dienstverbanden en verzuim voor BCS DM

Hier vindt u informatie over het invullen en aanleveren van initiële DVB en VZM bestanden voor BCS Dossier Manager.

Downloaden van de Vrije Velden Definitie bestanden

Download de bestanden via de volgende link: https://vdtg.nl/wp-content/uploads/2025/06/2025-05-09%20Import-bestanden%20Vrije%20Velden%20Definitie.zip

Invullen van de Vrije Velden Definitie bestanden

In het eerder gedownloade bestand, zitten twee mappen. Eén met de dienstverband (DVB) en één met de verzuim (VZM) bestanden. In de voorbeeldbestanden (Voorbeeldbestand VV BASIS DVB 3.03.xls en x) zitten tabbladen genaamd Toelichting waar een toelichting over de velden staat, de blauwe velden zijn verplicht.

Als u geen gebruik maakt van divisies, vul daar dan hetzelfde in als wat u in de afdelingsvelden invult.

Aanleveren van de ingevulde Vrije Velden Definitie bestanden

Wij raden aan om de ingevulde bestanden aan te leveren via FTPS, hiermee worden ze veilig van uw apparaat naar uw arbodienst geüpload.

Mocht dit voor u geen optie zijn, dan kunt u de bestanden eventueel per e-mail aanleveren in een wachtwoord beveiligd ZIP bestand. Het is dan belangrijk om het wachtwoord van dit ZIP bestand niet per e-mail te versturen, maar bijvoorbeeld via SMS.

FTPS via FileZilla

U kunt bijvoorbeeld het programma FileZilla Client gebruiken om de bestanden via FTPS aan te leveren.

  1. Open FileZilla Client (of download via https://filezilla-project.org/download.php).
  2. Vul de door uw arbodienst aangeleverde server (host), gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op Snelverbinden.
  3. Accepteer eventueel het certificaat, controleer of de host overeenkomt met de gebruikelijke of alternatieve naam in het certificaat.
  4. Ga in het linker venster naar de map waar de aan te leveren bestanden staan.
  5. Sleep het aan te leveren bestand van het linker venster naar het rechter venster.
  6. Als alles goed is gegaan, dan staan de bestanden nu ook in het rechter venster. Wanneer dit zo is, dan kunt u FileZilla Client afsluiten en is de aanlevering gedaan. Laat dit weten aan uw arbodienst.

Het is ook mogelijk om een afspraak met ons in te plannen, dan kijken we vanaf afstand (via Zoho Assist of Microsoft Teams) met u mee om de aanlevering op deze manier te doen. Mocht u dat willen, neem dan contact met ons op.

E-mail via wachtwoord beveiligde ZIP

Helaas is het niet mogelijk om via Windows Verkenner een wachtwoord beveiligde ZIP te maken. U kunt hiervoor bijvoorbeeld 7-Zip of WinRar gebruiken.

  1. Als 7-Zip nog niet op uw apparaat staat, download deze dan via https://www.7-zip.org.
  2. Klik met de rechtermuisknop op het aan te leveren bestand (u kunt ook meerdere bestanden selecteren).
  3. Ga naar 7-Zip -> Toevoegen aan archief (bij Windows 11 kan deze onder Meer opties weergeven staan).
  4. Vul (twee keer hetzelfde) wachtwoord in bij Versleuteling en klik op OK.
  5. Stuur het ZIP bestand per e-mail naar uw arbodienst en het wachtwoord bijvoorbeeld per SMS.

Vragen?

Neem dan contact met ons op.

Geüpdatet op /

Wat is BCS Dossier Manager?

BCS Dossier Manager is een digitale oplossing voor het beheren van personeels- en verzuimdossiers. De software is ontwikkeld door BCS HRM & Salarisadministratie en ondersteunt organisaties bij het veilig en gestructureerd vastleggen van HR-gerelateerde informatie.

Met deze tool kunnen gebruikers onder andere:

  • Verzuim registreren en opvolgen volgens de Wet verbetering poortwachter;
  • Medische en personeelsgegevens centraal en beveiligd opslaan;
  • Samenwerken met externe partijen zoals arbodiensten;
  • Rapportages genereren voor inzicht in verzuim en dossieropbouw.

BCS Dossier Manager is ontworpen om te voldoen aan actuele wet- en regelgeving op het gebied van privacy en gegevensbescherming (AVG). De software wordt veel gebruikt binnen het MKB en door organisaties die behoefte hebben aan overzicht en controle over hun HR-processen.

Voor meer informatie over deze oplossing verwijzen wij u graag naar de website van BCS: https://bcs.nl/en/hrm-software/bcs-dossier-manager

Vragen?

Neem dan contact met ons op.

Geüpdatet op /

Supervisies gebruiker aanpassen

In Dossier Manager, is het mogelijk om één of meerdere opdrachtgevers (of werkgevers, divisies, afdelingen of persoonsdossiers) toe te voegen aan de supervisie lijst van een gebruiker. Zonder supervisie, kan bijvoorbeeld een werkgever de gebruiker niet kiezen bij het toevoegen van een notitie.

Stappenplan

  1. Open Dossier Manager Client, en log in.
  2. Klik op Onderhoud bovenin het menu.
  3. Klik op Gebruikersbeheer -> Gebruikers.
  4. Zoek de gebruiker, eventueel via rechtermuisknop op een willekeurige gebruiker -> Filter -> Loginnaam bevat, en dubbelklik op de gebruiker.
  5. Ga naar het tabblad Supervisies bovenin.
  6. Klik op Supervisie wizard rechtsonderin.
  7. Klik op Volgende.
  8. Zoek de Opdrachtgever(s), eventueel via rechtermuisknop op een willekeurige opdrachtgever -> Filter -> Opdrachtgever bevat, en zet het vinkje voor de opdrachtgever aan.
  9. Klik op Volgende.
  10. Optioneel: selecteer één of meerdere werkgever.
  11. Klik op Volgende.
  12. Optioneel: selecteer één of meerdere divisies.
  13. Klik op volgende.
  14. Optioneel: selecteer één of meerdere afdelingen.
  15. Klik op volgende.
  16. Optioneel: selecteer één of meerdere persoonsdossiers.
  17. Klik op volgende.
  18. Klik op Uitvoeren.
  19. Klik op OK.

Vragen?

Neem dan contact met ons op.

Geüpdatet op /

Verlengde arm aanvragen in Dossier Manager Web

Via dit stappenplan kunt u een verlengde arm aanvraag doen binnen Dossier Manager Web.

  1. Klik rechts bovenin op uw naam en klik vervolgens op “Mijn gegevens”.
  2. Selecteer bij het keuzemenu “Eigenaar” de gebruiker die de verlengde arm gaat verlenen. 

Na uw aanvraag zal de geselecteerde gebruiker (arts) de verlengde arm constructie moeten bevestigen. Deze melding verschijnt bij de eerstvolgende inlog van de gebruiker.

Als de geselecteerde gebruiker geen medische toegang meer heeft, vervallen alle daar onder hangende verlengde arm constructies ook.

Vragen?

Neem dan contact met ons op.

Geüpdatet op /

[Template] Inloggegevens Dossier Manager

Geachte heer/mevrouw X,

Hierbij stuur ik u de inloggegevens voor het verzuimsysteem Dossier Manager van X voor het registreren en inzien van verzuim voor uw bedrijf.

U kunt Dossier Manager Web bereiken via de website X en inloggen met de volgende gegevens:
Gebruikersnaam: X
Wachtwoord: X

Als u de eerste keer inlogt, zal er worden gevraagd om een nieuw wachtwoord te kiezen. U kunt een korte handleiding hoe Dossier Manager Web werkt downloaden via: https://vdtg.nl/wp-content/uploads/2025/03/DMW-FNCDOC-Tweefactor-authenticatie-gebruikers.pdf

Wij maken voor het inloggen op Dossier Manager Web gebruik van 2FA. U kunt een handleiding om 2FA via Google Authenticator in te stellen downloaden via: https://vdtg.nl/wp-content/uploads/2025/03/DMW-Snelstartgids-2023.pdf

Mocht u vragen hebben, problemen met inloggen of instellen van 2FA dan horen we dat graag van u.

Bijlages

DMW – Snelstartgids 2023Downloaden
DMW – FNCDOC – Tweefactor authenticatie – gebruikersDownloaden
Geüpdatet op /

[Template] Inloggegevens Dossier Manager t.b.v. registreren van verzuim

Geachte heer/mevrouw X,

Hierbij stuur ik u de inloggegevens voor het verzuimsysteem Dossier Manager van X voor het registreren van verzuim voor uw bedrijf.

U kunt Dossier Manager Web bereiken via de website X en inloggen met de volgende gegevens:
Gebruikersnaam: X
Wachtwoord: X

Als u de eerste keer inlogt, zal er worden gevraagd om een nieuw wachtwoord te kiezen. U kunt een korte handleiding hoe Dossier Manager Web werkt downloaden via: https://vdtg.nl/wp-content/uploads/2025/03/DMW-FNCDOC-Tweefactor-authenticatie-gebruikers.pdf

Wij maken voor het inloggen op Dossier Manager Web gebruik van 2FA. U kunt een handleiding om 2FA via Google Authenticator in te stellen downloaden via: https://vdtg.nl/wp-content/uploads/2025/03/DMW-Snelstartgids-2023.pdf

Mocht u vragen hebben, problemen met inloggen of instellen van 2FA dan horen we dat graag van u.

Bijlages

DMW – FNCDOC – Tweefactor authenticatie – gebruikersDownloaden
DMW – Snelstartgids 2023Downloaden