Home>Blog>Software>BCS HR Software

Categorie: BCS HR Software

Geüpdatet op /

Initiële aanlevering van dienstverbanden en verzuim voor BCS DM

Hier vindt u informatie over het invullen en aanleveren van initiële DVB en VZM bestanden voor BCS Dossier Manager.

Downloaden van de Vrije Velden Definitie bestanden

Download de bestanden via de volgende link: https://vdtg.nl/wp-content/uploads/2025/06/2025-05-09%20Import-bestanden%20Vrije%20Velden%20Definitie.zip

Invullen van de Vrije Velden Definitie bestanden

In het eerder gedownloade bestand, zitten twee mappen. Eén met de dienstverband (DVB) en één met de verzuim (VZM) bestanden. In de voorbeeldbestanden (Voorbeeldbestand VV BASIS DVB 3.03.xls en x) zitten tabbladen genaamd Toelichting waar een toelichting over de velden staat, de blauwe velden zijn verplicht.

Als u geen gebruik maakt van divisies, vul daar dan hetzelfde in als wat u in de afdelingsvelden invult.

Aanleveren van de ingevulde Vrije Velden Definitie bestanden

Wij raden aan om de ingevulde bestanden aan te leveren via FTPS, hiermee worden ze veilig van uw apparaat naar uw arbodienst geüpload.

Mocht dit voor u geen optie zijn, dan kunt u de bestanden eventueel per e-mail aanleveren in een wachtwoord beveiligd ZIP bestand. Het is dan belangrijk om het wachtwoord van dit ZIP bestand niet per e-mail te versturen, maar bijvoorbeeld via SMS.

FTPS via FileZilla

U kunt bijvoorbeeld het programma FileZilla Client gebruiken om de bestanden via FTPS aan te leveren.

  1. Open FileZilla Client (of download via https://filezilla-project.org/download.php).
  2. Vul de door uw arbodienst aangeleverde server (host), gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op Snelverbinden.
  3. Accepteer eventueel het certificaat, controleer of de host overeenkomt met de gebruikelijke of alternatieve naam in het certificaat.
  4. Ga in het linker venster naar de map waar de aan te leveren bestanden staan.
  5. Sleep het aan te leveren bestand van het linker venster naar het rechter venster.
  6. Als alles goed is gegaan, dan staan de bestanden nu ook in het rechter venster. Wanneer dit zo is, dan kunt u FileZilla Client afsluiten en is de aanlevering gedaan. Laat dit weten aan uw arbodienst.

Het is ook mogelijk om een afspraak met ons in te plannen, dan kijken we vanaf afstand (via Zoho Assist of Microsoft Teams) met u mee om de aanlevering op deze manier te doen. Mocht u dat willen, neem dan contact met ons op.

E-mail via wachtwoord beveiligde ZIP

Helaas is het niet mogelijk om via Windows Verkenner een wachtwoord beveiligde ZIP te maken. U kunt hiervoor bijvoorbeeld 7-Zip of WinRar gebruiken.

  1. Als 7-Zip nog niet op uw apparaat staat, download deze dan via https://www.7-zip.org.
  2. Klik met de rechtermuisknop op het aan te leveren bestand (u kunt ook meerdere bestanden selecteren).
  3. Ga naar 7-Zip -> Toevoegen aan archief (bij Windows 11 kan deze onder Meer opties weergeven staan).
  4. Vul (twee keer hetzelfde) wachtwoord in bij Versleuteling en klik op OK.
  5. Stuur het ZIP bestand per e-mail naar uw arbodienst en het wachtwoord bijvoorbeeld per SMS.

Vragen?

Neem dan contact met ons op.

Geüpdatet op /

Wat is BCS Dossier Manager?

BCS Dossier Manager is een digitale oplossing voor het beheren van personeels- en verzuimdossiers. De software is ontwikkeld door BCS HRM & Salarisadministratie en ondersteunt organisaties bij het veilig en gestructureerd vastleggen van HR-gerelateerde informatie.

Met deze tool kunnen gebruikers onder andere:

  • Verzuim registreren en opvolgen volgens de Wet verbetering poortwachter;
  • Medische en personeelsgegevens centraal en beveiligd opslaan;
  • Samenwerken met externe partijen zoals arbodiensten;
  • Rapportages genereren voor inzicht in verzuim en dossieropbouw.

BCS Dossier Manager is ontworpen om te voldoen aan actuele wet- en regelgeving op het gebied van privacy en gegevensbescherming (AVG). De software wordt veel gebruikt binnen het MKB en door organisaties die behoefte hebben aan overzicht en controle over hun HR-processen.

Voor meer informatie over deze oplossing verwijzen wij u graag naar de website van BCS: https://bcs.nl/en/hrm-software/bcs-dossier-manager

Vragen?

Neem dan contact met ons op.

Geüpdatet op /

Supervisies gebruiker aanpassen

In Dossier Manager, is het mogelijk om één of meerdere opdrachtgevers (of werkgevers, divisies, afdelingen of persoonsdossiers) toe te voegen aan de supervisie lijst van een gebruiker. Zonder supervisie, kan bijvoorbeeld een werkgever de gebruiker niet kiezen bij het toevoegen van een notitie.

Stappenplan

  1. Open Dossier Manager Client, en log in.
  2. Klik op Onderhoud bovenin het menu.
  3. Klik op Gebruikersbeheer -> Gebruikers.
  4. Zoek de gebruiker, eventueel via rechtermuisknop op een willekeurige gebruiker -> Filter -> Loginnaam bevat, en dubbelklik op de gebruiker.
  5. Ga naar het tabblad Supervisies bovenin.
  6. Klik op Supervisie wizard rechtsonderin.
  7. Klik op Volgende.
  8. Zoek de Opdrachtgever(s), eventueel via rechtermuisknop op een willekeurige opdrachtgever -> Filter -> Opdrachtgever bevat, en zet het vinkje voor de opdrachtgever aan.
  9. Klik op Volgende.
  10. Optioneel: selecteer één of meerdere werkgever.
  11. Klik op Volgende.
  12. Optioneel: selecteer één of meerdere divisies.
  13. Klik op volgende.
  14. Optioneel: selecteer één of meerdere afdelingen.
  15. Klik op volgende.
  16. Optioneel: selecteer één of meerdere persoonsdossiers.
  17. Klik op volgende.
  18. Klik op Uitvoeren.
  19. Klik op OK.

Vragen?

Neem dan contact met ons op.

Geüpdatet op /

Verlengde arm aanvragen in Dossier Manager Web

Via dit stappenplan kunt u een verlengde arm aanvraag doen binnen Dossier Manager Web.

  1. Klik rechts bovenin op uw naam en klik vervolgens op “Mijn gegevens”.
  2. Selecteer bij het keuzemenu “Eigenaar” de gebruiker die de verlengde arm gaat verlenen. 

Na uw aanvraag zal de geselecteerde gebruiker (arts) de verlengde arm constructie moeten bevestigen. Deze melding verschijnt bij de eerstvolgende inlog van de gebruiker.

Als de geselecteerde gebruiker geen medische toegang meer heeft, vervallen alle daar onder hangende verlengde arm constructies ook.

Vragen?

Neem dan contact met ons op.

Geüpdatet op /

Template aanvragen nieuwe gebruiker

Wanneer u een nieuwe gebruiker wilt aanvragen bij een door ons beheerde Dossier Manager omgeving dan verzoeken wij u onderstaande template te gebruiken om het proces te versnellen.

Voornaam:
Achternaam:
E-mail:
Opdrachtgever:
Autorisatie beperking (1):
Rol (2):
Aangevraagd door (3):
Taal (4):

(1)
Opdrachtgever (kan alle dossiers binnen de opdrachtgever zien)
Werkgever + werkgever naam (kan alle dossiers binnen de opgegeven werkgever zien)
Divisie + divisie naam (kan alle dossiers binnen de opgegeven divisie zien)
Afdeling + divisie naam (kan alle dossiers binnen de opgegeven afdeling zien)

(2)
Verzuim (kan alle dossiers zien)
Facturatie (kan alleen facturatieregels zien)
Ziek/beter melden (kan alleen verzuim en betermeldingen doen, maar kan geen dossiers zien)

(3)
Naam van de aanvrager. Dit moet een accountmanager of contactpersoon binnen de opdrachtgever of werkgever in Dossier Manager zijn.

(4)
Nederlands of Engels

Geüpdatet op /

Gebruiker toevoegen via Dossier Manager Web

Via het volgende stappenplan kunt u een gebruiker toevoegen in Dossier Manager Web.

  1. Zorg dat u ingelogd bent op uw Dossier Manager Web omgeving via een gebruiker met voldoende rechten om gebruikers aan te maken.
  2. Klik rechtsboven in op uw naam rechts van het volgende icoon .
  3. Klik op “Onderhoud”.
  4. Klik op “Gebruikers”.
  5. Klik op “Toevoegen”.
  6. Voer onder het tabblad “Algmeen” minimaal een loginnaam, voornaam en achternaam in, vink “Webtoegankelijk” aan kies een “Opdrachtgever”, afbeelding 1.
  7. Voer onder het tabblad “Adres & Contact” minimaal een “E-mail” in, afbeelding 2.
  8. Voeg onder het tabblad “Groepen” de groepen, onder het tabblad “Privacydomeinen” de privacydomeinen en onder het tabblad “Rollen” de rollen toe waar de gebruiker lid van moet zijn, doe dit door het pijltje aan te klikken.
  9. Klik op “Opslaan”.
  10. Zoek de nu nieuwe gebruiker op.
  11. Klik op de “Loginnaam”.
  12. Klik op “Wachtwoord Wijzigen”.
  13. Voer tweemaal een tijdelijk wachtwoord in, vink “Bij volgende aanmelding wijzigen” aan en klik op “OK”, afbeelding 3.
  14. Klik op “Opslaan”.

Afbeeldingen

Afbeelding 1
Afbeelding 2
Afbeelding 3

Template aanvraag nieuwe medewerker

Template aanvragen nieuwe gebruiker

Voorbeeld groepen en rollen

Verzuim

Groepen: Google_Authenticator en WG Extra
Rollen: Werkgever

Facturatie

Groepen: Google_Authenticator, WEB_KEUR en WEB_KOFF
Rollen: Werkgever

Ziek/beter melden

Groepen: Google_Authenticator en VERZUIM
Rollen: Werkgever