Checklist vakantie

Deze checklist is een interne procedure waarmee wij ons bedrijf in “vakantiemodus” zetten. Na de vakantie halen wij ons bedrijf uit “vakantiemodus” door de checklist in omgekeerde volgorde te volgen. Wij publiceren deze checklist als voorbeeld.

Melding op de homepage

  1. Ga naar de homepage: https://vdtg.nl
  2. Klik bovenin op Customizer
  3. Klik links op voorpagina instellingen -> Diensten sectie.
  4. Scroll naar beneden en klik op Widget toevoegen.
  5. Scroll naar beneden en klik op Tekst.
  6. Sleep de nieuwe widget helemaal naar boven en vul als titel “Gesloten wegens vakantie” in en als tekst het volgende:

Beste lezer,

Op dit moment zijn wij gesloten i.v.m. vakantie.

Bent u een zakelijke klant met SLA, dan kunt u ons voor spoedgevallen bereiken op 085 048 2004.

Wij zijn weer geopend op <dag> <dd-mm-yyyy> om <hh:mm>.

Met Vriendelijke Groet,

Wanda en Mike van der Toorn-Geertse

7. Klik op klaar.
8. Klik op publiceren.

Automatisch antwoord e-mail

  1. Ga naar: https://outlook.office.com
  2. Log in met een gebruiker die toegang heeft tot alle gedeelde postvakken.
  3. Klik rechtsbovenin op het tandwieltje.
  4. Klik op Account -> Automatische antwoorden.
  5. Zet de vinkjes Automatische antwoorden zijn ingeschakeld en Antwoorden verzenden buiten uw organisatie aan.
  6. Vul in de velden Automatische antwoorden verzenden binnen uw organisatie en het tweede veld (buiten organisatie) de volgende tekst in:

Beste lezer,

Op dit moment zijn wij gesloten i.v.m. vakantie.

Bent u een zakelijke klant met SLA, dan kunt u ons voor spoedgevallen bereiken op 085 048 2004.

Wij zijn weer geopend op <dag> <dd-mm-yyyy> om <hh-mm>.

Met Vriendelijke Groet,

Mike van der Toorn-Geertse

Van Der Toorn & Geertse
Willemsoord 29 A (eerste kantoor rechts)
1781 AS Den Helder
T. +31 (0) 223 694 279
E. info@vdtg.nl
W. www.vdtg.nl

LET OP DIT IS EEN AUTOMATISCH ANTWOORD!

7. Scroll naar beneden en klik op Opslaan.
8. Druk op het kruisje (niet van de browser!).
9. Klik op je voorletter rechts bovenin -> Ander postvak openen.
10. Vul het e-mailadres van een gedeeld postvak in, bijvoorbeeld info@vdtg.nl en klik op Openen.
11. Ga terug naar stap 3 totdat alle gedeelde postvakken zijn gedaan.

[Template] Inloggegevens Dossier Manager

Geachte heer/mevrouw X,

Hierbij stuur ik u de inloggegevens voor het verzuimsysteem Dossier Manager van X voor het registreren en inzien van verzuim voor uw bedrijf.

U kunt Dossier Manager Web bereiken via de website X en inloggen met de volgende gegevens:
Gebruikersnaam: X
Wachtwoord: X

Als u de eerste keer inlogt, zal er worden gevraagd om een nieuw wachtwoord te kiezen. U kunt een korte handleiding hoe Dossier Manager Web werkt downloaden via: https://vdtg.nl/wp-content/uploads/2025/03/DMW-FNCDOC-Tweefactor-authenticatie-gebruikers.pdf

Wij maken voor het inloggen op Dossier Manager Web gebruik van 2FA. U kunt een handleiding om 2FA via Google Authenticator in te stellen downloaden via: https://vdtg.nl/wp-content/uploads/2025/03/DMW-Snelstartgids-2023.pdf

Mocht u vragen hebben, problemen met inloggen of instellen van 2FA dan horen we dat graag van u.

Bijlages

[Template] Inloggegevens Dossier Manager t.b.v. registreren van verzuim

Geachte heer/mevrouw X,

Hierbij stuur ik u de inloggegevens voor het verzuimsysteem Dossier Manager van X voor het registreren van verzuim voor uw bedrijf.

U kunt Dossier Manager Web bereiken via de website X en inloggen met de volgende gegevens:
Gebruikersnaam: X
Wachtwoord: X

Als u de eerste keer inlogt, zal er worden gevraagd om een nieuw wachtwoord te kiezen. U kunt een korte handleiding hoe Dossier Manager Web werkt downloaden via: https://vdtg.nl/wp-content/uploads/2025/03/DMW-FNCDOC-Tweefactor-authenticatie-gebruikers.pdf

Wij maken voor het inloggen op Dossier Manager Web gebruik van 2FA. U kunt een handleiding om 2FA via Google Authenticator in te stellen downloaden via: https://vdtg.nl/wp-content/uploads/2025/03/DMW-Snelstartgids-2023.pdf

Mocht u vragen hebben, problemen met inloggen of instellen van 2FA dan horen we dat graag van u.

Bijlages

Gedragscode voor Veilig Gebruik van ICT-Middelen en Persoonsgegevens


Inleiding

Deze gedragscode beschrijft de regels en richtlijnen die medewerkers van ons bedrijf dienen te volgen bij het gebruik van ICT-middelen en het omgaan met persoonsgegevens. Door deze gedragscode te volgen, dragen we bij aan een veilige en verantwoorde omgeving voor onze organisatie en haar gegevens.

Algemene Verplichtingen

  1. Vertrouwelijkheid: We behandelen alle bedrijfsinformatie en persoonsgegevens vertrouwelijk. Dit geldt zowel tijdens als na werktijd.
  2. Beveiliging: We nemen passende maatregelen om de beveiliging van onze ICT-middelen te waarborgen. Dit omvat het gebruik van sterke wachtwoorden, het vergrendelen van apparaten en het melden van beveiligingsincidenten.
  3. Gebruik van Persoonsgegevens: We verwerken persoonsgegevens alleen voor legitieme zakelijke doeleinden en volgens de geldende wet- en regelgeving.
  4. Internetgebruik: We gebruiken internet en e-mail op een verantwoorde manier en vermijden het bezoeken van ongepaste websites.
  5. Eigen Apparaten: Het gebruik van persoonlijke apparaten (zoals smartphones en tablets) op het bedrijfsnetwerk is alleen toegestaan als dit veilig gebeurt.

Specifieke Richtlijnen

  1. E-mailgebruik:
    • We openen geen verdachte e-mails of bijlagen.
    • We delen geen vertrouwelijke informatie via e-mail zonder versleuteling.
  2. Toegang tot Systemen:
    • We gebruiken alleen systemen en applicaties waarvoor we geautoriseerd zijn.
    • We delen geen inloggegevens met anderen.
  3. Datalekken en Incidenten:
    • We melden alle beveiligingsincidenten en datalekken onmiddellijk aan de IT-afdeling.
    • We volgen de interne procedures voor het omgaan met dergelijke incidenten.
  4. Sociale Media:
    • We respecteren de bedrijfsrichtlijnen met betrekking tot sociale media.
    • We vermijden het plaatsen van vertrouwelijke bedrijfsinformatie op sociale platforms.

Ondertekening

Door deze gedragscode te volgen, dragen we bij aan een veilige en verantwoorde werkomgeving. We erkennen dat het naleven van deze regels essentieel is voor de bescherming van onze organisatie en haar gegevens.


Let op: Deze gedragscode is een voorbeeld en moet worden aangepast aan de specifieke behoeften en context van uw bedrijf. Zorg ervoor dat u de relevante onderdelen opneemt en de gedragscode afstemt op de geldende wet- en regelgeving.